Vinkkejä poikkeusajan yritysviestintään

Poikkeusaikoina viestinnän merkitys korostuu yrityksen toimialasta riippumatta. Yhtä oikeaa tapaa poikkeusajan tiedonvälitykseen ei ole olemassa, mutta Markkinointitoimisto Bermuda Oy:n toimitusjohtaja Jarkko Caven kertoo muutaman pointin viestinnän tueksi.

Kriisien tai suurempien globaalien mullistusten aikana oikeanlaisella viestinnällä on yrityksen tulevaisuuden kannalta tärkeä rooli. Sen avulla kommunikoidaan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, mutta viestinnän tehtävänä on myös jakaa tietoa yrityksen tilanteesta sekä herättää luottamusta tai ylläpitää levollisuutta epävarmoina aikoina. Caven lähestyy aihetta metaforan kautta: ”Viestintä poikkeustilanteessa on ikään kuin astia, joka täyttyy aina jollain. Sen voi täyttää itse, tai sitten se ehtii täyttyä jollain muulla, kuten huhuilla, tulkinnoilla ja misinformaatiolla”, hän kuvailee. ”Jälkimmäisessä tapauksessa sitä on huomattavasti vaikeampaa täyttää omalla tai tarkoituksenmukaisella viestillä, koska kaikki vanha pitää ensin poistaa.”

Mistä kannattaa tiedottaa? Kenen kannattaa viestiä?

Itse viestin aihepiiriä tai sisältöä Caven kehottaa lähestymään aikamuotojen avulla. Ensinnäkin kannattaa kertoa selkeästi, mitä on tapahtunut. Toisekseen mitä tapahtuu nyt sekä mitä seuraavaksi tulee tapahtumaan. Hän korostaa myös asialinjalla pysymisen tärkeyttä epämääräisten korulauseiden sijaan.

”Kannattaa ehdottomasti kertoa faktoja, vaikka ne olisivat kipeitäkin”, Caven toteaa. Hänen mukaansa epävarmat arvailut kannattaa jättää omaan arvoonsa, sillä tulevaa tai itselle vierasta voi olla mahdotonta ennustaa kovinkaan tarkasti. Pahimmillaan huolimaton viestintä voi kääntyä jopa itseään vastaan. ”Ei kannata kertoa spekulaatioita tai aikomuksia, jotka eivät välttämättä käy toteen. Ne voidaan helposti tulkita väärin, jolloin ne alkavat elää omaa elämäänsä”, Caven muistuttaa.

Kun viesti on selvillä, on syytä pohtia tarkkaan sitä, kenen suulla se kerrotaan. Viestin välittäjä kannattaa Cavenin mukaan valita sen perusteella, mitä viestinnällä tavoitellaan. On eri asia, tahdotaanko jakaa tietoa, herättää luottamusta vai rauhoitella ihmisiä epävarman tilanteen keskellä. Toki myös kanava ja kohderyhmä täytyy ottaa huomioon.

”Jos tarkoituksena on jakaa tietoa ja viestin sisältö on varsin faktapohjaista, suosittelisin viestin kertojaksi parasta asiantuntijaa. Silloin ne pienetkin nyanssit tulee ilmaistua juuri oikein”, opastaa Caven. ”Jos taas halutaan korostaa asian tärkeyttä, voi pistää vähän titteliä likoon. Silloin ääneen kannattaa päästää suurin mahdollinen johtaja.”

Caven muistuttaa kuitenkin lopuksi, että varsinkin henkilökohtaisessa viestinnässä usein paras valinta on se kaikista tutuin kasvo. ”Kun asiakas kuulee viestin jo ennalta tutun henkilön välityksellä, luottamus vahvistuu entisestään.”

Katso Jarkon vinkit!

• Jarkko Caven, Markkinointitoimisto Bermuda Oy: Vinkit poikkeusajan yritysviestintään, osa 2, oikeat viestintäkanavat
• Jarkko Caven, Markkinointitoimisto Bermuda Oy: Vinkit poikkeusajan yritysviestintään, osa 3 

Tampereen startup-ekosysteemiä mukana rakentamassa

6Aika – Kasvun ekosysteemit: yritysten kasvun mahdollistaminen kuutoskaupunkien yhteistyössä

Hankkeessa tuetaan kasvuhakuisia yrityksiä kiinnittymään niille sopiviin tutkimus- ja tuotekehitystoimintaa tukeviin verkostoihin ja palveluihin. Hanketta toteuttavat kuusi Suomen suurinta kaupunkia: Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku ja Oulu sekä Pirkanmaan liitto. Hanke perustuu ajatukseen kaupunkien aktiivisesta roolista yritysten innovaatiotoiminnan ja niitä edistävien verkostojen tukemisessa.